仕事が早いと言われたい人必見!やることリストを作って要領悪いを卒業しよう

 

仕事ができる(と社会人時代は評判だった)はなこ(@honhatomodachi)です!

さて、このページを見ているということは、あなたは「要領が悪いね」と言われたことがあるのですね?
あるいは、自分は仕事が遅い人間だ…と思っているのでは?

 

実はわたしも社会人になった4年前は自分のことを要領悪い人間だと思っていました。

しかし、これからお伝えすることを実践し続けた結果、社会人2年目から会社では「仕事の早い人」という位置付けを獲得することができました。

 

「要領良くなりたい…」
「仕事が早いと言われたい」

そんなあなたに今日から実践できる「要領が良くなる&スムーズに仕事がはかどるたったひとつのコツ」をご紹介します!

ぜひ最後までご覧ください。

 要領が悪くなる原因とは?

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まず、要領が悪い人には大きく3つの特徴があります。

①やることを明確にできない
②人に具体的な指示が出せない
③何からやればいいのか分からない

この3つのうち、どれかひとつでも当てはまるのであれば、ぜひ最後までお読みくださいね。

 

①やることを細分化できない

まずひとつめの特徴。

要領が悪いと言われる人は「今日やること(やるべきこと)」をはっきり言うことができません。

頭の中では「これやらなきゃな…」と思っていても、それを行動に移すための具体的なやることを明確化できないのです。

たとえば「今日は会議室の掃除をしなきゃ」と考えていても、

・掃除する時間をいつにするか(午前?午後?)
・どれくらい時間がかかるか(30分?1時間?)
・何で掃除するのか(掃除機?モップ?)
・どこまで掃除するのか(床だけ?窓も?)
・誰がやるのか(自分?部下?)

ここまで細かく考えられないのが要領が悪い人。

逆にこれを考えられるようになったら、仕事がスムーズになるということです。

 

②人に具体的な指示が出せない

要領の悪い人は①の「やることを細分化できない」が原因で、細かい作業分担を考えられないので、人に指示を出すこともできません。

もし自分が指示を出す立場にあるなら、

人に指示が出せない=指示待ちの人が出現=無駄な時間ができる(仕事が遅くなる)

こういった負のループが成り立つのです。

 

自分が部下だったときを思い出してください。

「この仕事を12時までに終わらせて」と言われるのと「これやっといて」と言われるのでは、どちらが作業効率が上がると思いますか?

もちろん前者ですよね。

前者の場合、30分後という期限ができるので、嫌でも30分で終わらせようとがんばります。

後者の指示を出された部下は時間の制約がないのでテキパキ動けません。

結果としてひとつの作業にかかる時間が長くなります。

 

③何からやればいいのか分からない

①②に当てはまった方は、当然③にも当てはまるでしょう。

やることを細分化できないから人に指示も出せない。つまり自分も周りもなにからやればいいのか分からない。

こうなると要領が悪いどころか、作業がまったく進みません。

 

 要領をよくするたったひとつのコツとは?

 

さて、要領が悪いと言われる人の特徴を3つ挙げました。

①やることを明確にできない
②人に具体的な指示が出せない
③何からやればいいのか分からない

できることなら、全部改善したいですよね。

上の特徴にひとつでも当てはまる方に実践してほしいコツはたったひとつ。

それは「やることリストを作る」ことです。

たったこれだけ?と思うかもしれませんが、これを続けるだけで作業効率がぐっと上がりますので、その理由とともに作り方をご紹介します。

 

 やることリストとは?

 

やることリストとは「今日やることを紙に書いただけのもの」です。

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実際にわたしが書いていたのがこんな感じ。(職種が写真スタジオだったので、みなさんは自分の職種にあった仕事内容を思い浮かべてくださいね)

ただ、箇条書きでやることを書いただけです。

では、このリストを作ることがどうして要領良く仕事ができるコツなのか、説明していきますね。

 

紙に書くことで頭の中が整理できる

紙に書く=視覚化する

ということなので、頭の中だけに存在していたやることを書くことでアウトプットできます。

紙に書けば忘れることもなくなり、あとから付け足すこともできます。

 

誰が見てもやることがわかる

要領が悪いと言われる人の苦手な、人に指示を出すことも書くことで克服できます。

たとえば「手が空いたらやってほしいこと」などと書いておけば、自分が声をかけられないときでもその紙を見た周りの人が勝手に仕事をしてくれます。

 

思い出したら付け足せる

紙に余白を残しておけば、あとから「これもやらなきゃ」と思い出したときにすぐに付け足すことができます。

ポイントは「すぐに」書き足すこと。あとで書こうは高確率で忘れます。

思い出したらすぐに書くクセをつけましょう。

 

 やることリストの作り方

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わたしは目立つようにA4サイズの紙に大きめの文字で書いていました。

書く項目としては

・今日みんなでやること
・自分がやらなきゃいけないこと
・時間があったらやりたいこと

この3つです。

箇条書きでかまいません。というよりも、長い文章は誰も読もうとしません。

その仕事が終わったら、その都度線を引いて消していきましょう。

線を引くことによって達成感も得られます。

 

書くときのポイント

書くときのポイントは

①急ぎの仕事から順に書く
②細かく作業内容をわけて書く
③余白を残しておく

この3つです。

人は文章を読むときに上から読みます。下から読む人はまずいないでしょう。

そのため最もやりたいことを一番上に書くようにしましょう。

さらに、先ほど会議室の掃除の例で述べたように、ただ漠然と会議室の掃除をすると書くのではなく、会議室の窓掃除、床掃除、などと細かく分けて書きましょう。

最後に先ほどお伝えしたように、思い出したことを書き込めるスペースを確保しておきましょう。

 

完成形がこちら。赤字は補足です。

yarukoto-list2

もしもその日のうちにできなかった仕事があれば、翌日のやることリストに書いておきましょう。
そうすればやり漏れはなくなります。古い仕事が溜まっていくこともないです。

 

やることリストを作って要領悪い人を卒業しよう

shakehand

まず朝出勤したら紙に箇条書きで書いて頭の中を整理する。

そしてそれを見れば指示を出さなくても周りもテキパキ動けるように細かく書く。

その仕事が終わったら線を引く。

たったこれだけで、これまで時間のかかっていた仕事もスムーズにできるようになります。

誰かに見せるものではないし、提出もしないので、字の綺麗さなんて気にしないでください。読めればいいです。

 

とりあえず1週間、騙されたと思って実践してみましょう。

やることとその優先順位が分かっていれば、要領悪いは卒業できます。

仕事が早ければ残業もないし、気分もすっきりしますよ。

さっそく今日からやることリストを作って「仕事早いね」と言われちゃいましょうね!

 

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